KI-WERKSTATT OFFICE-ASSISTENZ

VOM FRAGEN ZUM SPARRING - KI SOUVERÄN IM OFFICE-ALLTAG NUTZEN

Die KI-Werkstatt Office-Assistenz ist ein eigenständiges Beratungs- und Workshopformat für Mitarbeitende aus Sekretariat, Administration, Assistenz und Office Management. Sie verbindet verständlichen KI-Wissensaufbau mit praktischen Übungen und einer strukturierten Betrachtung der eigenen Aufgaben, Abläufe und Anforderungen.

Im Mittelpunkt steht die Frage, wie KI bei Kommunikation, Organisation, Informationsaufbereitung und der Vorbereitung von Entscheidungen sinnvoll unterstützen kann. Die Teilnehmenden lernen, KI klar zu beauftragen, als Sparringpartnerin einzusetzen und Ergebnisse kritisch zu prüfen. Gemeinsam wird erarbeitet, welche Anwendungen tatsächlich entlasten, welche Voraussetzungen dafür nötig sind und wo Erfahrung, Diskretion und menschliche Urteilskraft unverzichtbar bleiben.

LEISTUNGEN

Die KI-Werkstatt Office-Assistenz verbindet konkrete Anwendungspraxis mit der Analyse typischer Office-Aufgaben. Anhand ausgewählter Beispiele wird erarbeitet, wie aus einzelnen KI-Anfragen wiederverwendbare Arbeitsweisen entstehen. So entwickelt sich eine Grundlage für verlässliche Unterstützung im Alltag – abgestimmt auf die Aufgaben der Teilnehmenden und die Rahmenbedingungen ihrer Organisation.

GRUNDLAGEN

1× Vorab-Abgleich zur Office- und KI-Ausgangslage (ca. 2 Stunden)
Abstimmung des bisherigen Erfahrungsstands, der Ziele sowie relevanter Aufgaben, Arbeitsabläufe und organisatorischer Vorgaben für die KI-Nutzung.

1× Vorbereitung der Workshops
Ausrichtung auf typische oder gemeinsam ausgewählte Office-Anwendungsfälle, inklusive Praxisbeispiele, Office-Prompt-Sheet und Checkliste zur Prüfung von KI-Ergebnissen.

1× Workshop – Einordnung & Know-how-Aufbau im Office-Kontext
Praxisorientierter Workshop mit Fokus auf:

• zentrale KI-Konzepte und Einsatzmöglichkeiten für Korrespondenz, Dokumente, Besprechungen, Recherche und Organisation

• klare KI-Aufträge mit passendem Kontext, Ziel, Tonalität und gewünschtem Ergebnisformat

• Grenzen und Risiken rund um fehlerhafte Antworten, Datenschutz und vertrauliche Informationen sowie die Bedeutung menschlicher Prüfung und Freigabe

SPEZIFISCHE LEISTUNGEN – KI-WERKSTATT OFFICE-ASSISTENZ

1× Workshop – Office-Anwendungsfelder, Sparring & eigene KI-Assistenz
Moderierter Workshop zur:

• Identifikation und Bewertung geeigneter Aufgaben nach Entlastungspotenzial, Umsetzbarkeit und notwendiger Kontrolle

• praktischen Bearbeitung ausgewählter Fälle, etwa E-Mail-Entwürfe, Briefings, Besprechungsunterlagen oder Aufgabenübersichten aus bereitgestellten Notizen

• Nutzung von KI als Sparringpartnerin, um Rückfragen zu entwickeln, Alternativen zu vergleichen und Entscheidungsvorlagen vorzubereiten

• Konzeption einer eigenen KI-Assistenz auf Basis geeigneter Dokumente, Vorlagen und Wissensbestände – mit klaren Aufgaben, Grenzen und Qualitätskriterien

1× Ergebnis-Zusammenfassung & Office-Handlungsfelder
Strukturierte Aufbereitung der Ergebnisse inkl.:

• Übersicht geeigneter Office-Anwendungsfälle und gemeinsam erarbeiteter Praxisbeispiele

• Priorisierung sinnvoller Einstiegsmöglichkeiten sowie Kennzeichnung sensibler oder ungeeigneter Aufgaben

• Empfehlungen zu Informationsgrundlagen, Ergebnisprüfung, Freigaben und Verantwortlichkeiten

• nächsten Schritten für wiederverwendbare Vorlagen, Kompetenzaufbau und die mögliche Weiterentwicklung eigener KI-Assistenzen

1× Workshop-Unterlagen, Office-Prompt-Sheet & Ergebnisdokumentation
Bereitstellung aller verwendeten Unterlagen inkl. Nutzungsrechte.

ERGEBNIS & MEHRWERT

Nach der KI-Werkstatt Office-Assistenz verfügen Sie über:

• ein gemeinsames Verständnis sinnvoller KI-Nutzung in Assistenz, Administration und Office Management

• praktische Erfahrung darin, KI klar zu beauftragen und Ergebnisse gezielt weiterzuentwickeln

• eine priorisierte Übersicht geeigneter Aufgaben und wiederverwendbare Vorlagen für ausgewählte Anwendungen

• klare Prüfkriterien und nächste Schritte für eine verantwortungsvolle Zusammenarbeit mit KI

Das Paket umfasst die Erarbeitung und Erprobung ausgewählter Anwendungsfälle sowie die Konzeption einer eigenen KI-Assistenz. Die technische Integration in Unternehmenssysteme, die Anbindung von Ablagen oder die Einführung autonom handelnder KI-Agenten sind gesonderte Umsetzungsschritte. Welche Anwendungen im Arbeitsalltag genutzt werden können, hängt von den freigegebenen Werkzeugen und Vorgaben der Organisation ab.

So verbindet das Format konkrete Entlastungsmöglichkeiten mit professioneller Arbeitsqualität, Vertraulichkeit und menschlicher Verantwortung.

ZIELGRUPPEN

Die KI-Werkstatt Office-Assistenz richtet sich insbesondere an:

• Mitarbeitende in Sekretariat und Administration

• Geschäftsführungs-, Vorstands- und Bereichsassistenz

• Team- und Projektassistenz

• Office ManagerInnen und Office Professionals

• Mitarbeitende in Backoffice und internen Servicefunktionen

• Verantwortliche für die Weiterentwicklung administrativer Abläufe und die KI-Kompetenz im Office-Team

→ Ideal für Organisationen, die KI gezielt in ihren Office-Alltag einbinden möchten. Besonders geeignet ist das Format, wenn Mitarbeitende bereits erste Anwendungen ausprobieren, aber gemeinsame Arbeitsweisen, klare Qualitätsmaßstäbe und Orientierung im Umgang mit vertraulichen Informationen fehlen.

VORKENNTNISSE

Für die Teilnahme an der KI-Werkstatt Office-Assistenz sind keine technischen oder programmierbezogenen KI-Vorkenntnisse erforderlich.

Empfohlen werden:

• Kenntnis der eigenen Aufgaben und wiederkehrenden Office-Abläufe

• Bereitschaft, Beispiele aus dem Arbeitsalltag einzubringen und neue Arbeitsweisen auszuprobieren

• Interesse daran, KI-Ergebnisse kritisch zu hinterfragen und die eigene Arbeitsqualität weiterzuentwickeln

→ Toolkenntnisse, Programmierwissen oder KI-Implementierungserfahrung sind nicht notwendig.

→ Die KI-Werkstatt Office-Assistenz kann unabhängig von Small, Medium und Large durchgeführt werden.

METHODISCHER ANSATZ

Die KI-Werkstatt Office-Assistenz verbindet verständliche Einordnung, angeleitete Übungen und gemeinsame Reflexion. Ausgewählte Aufgaben werden in klare KI-Aufträge übersetzt, Ergebnisse geprüft und schrittweise verbessert. Dabei werden Nutzen, Aufwand, Vertraulichkeit und notwendige Kontrollpunkte betrachtet. Geübt wird mit geeigneten Beispieldaten oder ausdrücklich zur Nutzung freigegebenen Unterlagen.

NUTZEN FÜR DIE ORGANISATION

Organisationen gewinnen eine konkrete Grundlage für den gezielten KI-Einsatz in administrativen und unterstützenden Funktionen. Teams entwickeln gemeinsame Arbeitsweisen, Qualitätskriterien und ein Verständnis dafür, welche Informationen verwendet werden dürfen. Wiederkehrende Aufgaben können dadurch strukturierter bearbeitet und Führungskräfte wirksamer unterstützt werden. Gleichzeitig bleiben Prüfung, Freigabe und Verantwortung nachvollziehbar geregelt.

MEHRWERT FÜR OFFICE & ADMINISTRATION

Die KI-Werkstatt Office-Assistenz stärkt die Fähigkeit, KI bewusst zu steuern und die eigene Erfahrung gezielt einzubringen. Mitarbeitende lernen, Informationen besser aufzubereiten, Kommunikation vorzubereiten und neue Perspektiven auf Aufgaben zu entwickeln. So entsteht mehr Handlungssicherheit im Umgang mit KI – und mehr Raum für Koordination, persönliche Zusammenarbeit und anspruchsvolle Anliegen.